1、档案工作近况及出现的问题
第一，大多数档案员工观念落后，水平常见较低，很难适应电子及数字文件的整理，现在大多数职员仍严格区别档案与文件资料，仍旧以以前档案收拾的几大步骤进行档案资料的采集、整理、保管、提供借助等。第二，档案借阅职员对档案信息的需要多元化，传统的档案借阅已不可以完全满足他们的需要。
第二，?底值蛋腹萁ㄉ璺矫妗Ｄ壳按蟛糠?a href="https://www.lunwendata.com/thesis/List_68.html" title="企业论文" target="_blank">企业都拥有我们的一个档案信息管理软件?但因为片面理解数字档案馆建设目的，规范不完善，急功近利，应对检查等缘由，导致数字档案馆建设过程中浪费了非常大的人力和物力。如：为了提升我们的数字化率，极少去考虑所做的这类真的用上的有多少？组织职员加班加点，不分昼夜的往电脑里著录条目，但当查借阅档案的时候却发现需要的信息没找到，或许有一些有关的信息，可是因为太简单，没办法真的的满足需要。组织职员争分夺秒的扫描，扫描的格式却各不相同，有些是jpg格式、有些是tif或PDF格式的，到底是哪种格式最好与怎么样降低减少扫描对原稿的伤害？没时间考虑。扫描将来呢？还要命名，是一张一张的命名还是一个图号一个图号的命名，接着需要挂接，同样面临一张还是一份的问题；挂接后又有更改的图纸怎么样处置等出现了一系列的问题。同时，即便准时著录挂接到了系统里面，因为技术方法和保密需要的限制，数字档案信息借助率也不高。与存储备份问题。电子文件的采集归档大多数停留在系统接口的直接归档上，对各单位平常形成的具备保存价值的电子文件缺少采集管理。
2、解决问题的对策
思路决定出路。第一，思想观念上要改革。档案工作者不可以固守传统的档案概念、内涵与外延，要紧跟年代进步节奏，依据变化了的档案工作环境，树立新的档案思维观念。要抛弃档案就是纸质文件、是正式文件、是归档文件的旧观念，而树立档案就是有保存价值的文件，是信息资源，是常识资产的新观念。而且，档案工作者要向社会公众、所在单位的领导及每个部门的职员宣传这种新观念。同时，不断学习新常识，新技术，特别是计算机技术，要以信息工作者标准需要自己，使我们的视线、观念和能力一直与时俱进。
（一）倡导“泛档案观”
“泛档案观”即是将所有具备保存价值的文件视为档案，而不论这类文件是不是办理完毕，不论这类文件是红头文件还是非红头文件，不论这类文件是纸质的还是电子的，不论这类文件是文字、图表的还是音频、视频的。
伴随信息化的飞速发展，与大家对信息需要的日益多元化、系统化、概括化、全方位化，大家不能不停下来想一想将来档案的路该怎么样走？档案事业该何去何从？固守以前的观念，严格区别档案与文件资料、信息等有什么区别，只停留在采集保管最后版本上，还是打破观念，适应进步需要，推行“泛档案观”，更好的为大家服务？选择前者，路将越走越窄，选择后者路将越走越宽，同时也会给大家提出了更大挑战。
第一，伴随信息技术的不断进步成熟，电子文件取代纸质文件的速度正在不断加快，大家已经不可能将电子文件排除在档案的范畴以外，也不可能需要所有电子文件都打印成纸质档案保存。第二，因为电子文件具备不稳定、非永久、动态、积极、交互式、流动、可变等特质，需要对电子文件实行全过程管理和前端控制，不然就没办法保证电子文件的真实性、靠谱性、完整性和可用性。这也就意味着，要将处于现行阶段文件（实质上是尚没有办理完毕的文件）纳入档案部门的控制之下。第三，企业在生产经营活动者，产生不少的音频、视频、网页和多媒体电子文件，这类形式的电子文件愈加直观、愈加丰富，更受用户喜欢，更易为人所吸取，甚至其很多信息是不可以用文字、图表来记录和展示的，因此具备十分要紧的保存价值。第四，大家对信息、常识的需要变化，需要档案部门能提供更多的隐性常识、非正式文件和外部信息。
（二）要有档案常识化管理意识
档案是凝聚着人类在社会实践活动中要紧信息的历史记录，它既是大家总结经验、探寻凭证、拟定计划的依据，同时又是生产建设和科学研究的参考，是真实记载整个社会的历史、经验和技术的要紧信息资源。
常识管理的原则是对常识的积累、共享、革新。而档案工作有效地对常识进行积累和保护。美国文档组织公司（document Organization）主席、纽约大学兼职教授Marcy Goldstein曾讲：“目前正是改革的年代，大家应该借助新技术开始新的技能，使档案馆成为有价值的资源――即常识管理中心而不是历史仓库。
所以企业档案职员应适应年代，有档案常识化管理意识，从充分发挥档案档案的价值，大力开发、借助档案信息资源，用足、用活、用好档案出发，在档案管理过程中运用常识管理的理念、办法和方法，对企业档案信息采集和一次处置的基础上，借用现代信息技术，深入挖掘企业档案中蕴含的有用常识单元，并对其进行组织、整理、分类等二次加工，使需要的人能准时便捷的获得，同时能对信息进行深入加工，创造新的信息，一同为企业服务。
3、数字档案馆建设
数字档案馆是以二进制编码的数字方法存储、处置馆藏信息，以计算机为管理方法，以互联网传递为借助方法的一种新型档案馆。它对于大伙并很熟悉，自上世纪九十年代中期提出数字档案馆的定义以来，到今天已有十多年，每个企业的档案部门不只引入数字档案馆的定义，而且都已经有了不同程度的进步。
（一）纸质档案数字化
第一明确建设数字档案馆的目的和价值。目的就是馆藏资源数字化，信息传递互联网化，信息检索自动化，用户用便捷化，最后达到馆际互连，资源共享。价值就是变档案管理为常识管理，充分发挥档案价值，提升档案职员影响力。 第二，在馆藏资源数字化选择上，不光是档案条目数字化，对于档案的内容（实体）同样要数字化。在具体操作过程中，最重要的是先要拟定出各种规章规范，如条目著录规范、数字化格式的选择、分辨率的高低都需要拟定切实可行的规章规范来规范，如此才能防止导致非必须的重复劳动，提升工作效率。同时对整个馆藏档案的数字化处置也要有一个全盘计划，分阶段、分步骤、分先后对馆藏档案进行数字化处置。如对常用、急用的档案进行优先数字化处置，对平常极少用甚至长期不需要的档案最后进行处置或先进行条目著录，全文暂时搁置。
第三，是对数字化档案的后续处置。档案数字化的目的是为了便捷用户借助，达到资源共享，所以在数字化处置后还要对数字化的档案进行进一步处置。假如只是保存在一台电脑上，那样充其量它也只能便捷个其他人员借助，达不到预期的目的，怎么样达到共享的目的，只有把零碎的文件集中化，把集中的文件共享化，也就是开发或购买功能强大的档案管理系统并准时进行升级换代，把数字化文件集中上传，并匹配挂接至软件，然后依据需要把档案管理系统的客服端连接到局域网或网络上。通过网络传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提升信息借助率；通过计算机进行自动化检索，检索速度快、效率高、范围广；用户可以在任何时间任何地址通过计算机便捷地用档案信息；各数字化档案馆通过网络相连，并通过标准接口来达成资源共享。
（二）电子文件的采集
电子文件是指在数字设施及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设施阅读、处置，并可在通信互联网上传送的文件。
信息技术的普及，在大家的工作和日常产生了很多的电子文件，怎么样处置和控制这类电子文件成了档案工作的难题。
很多学者提出档案部门要对以文件/档案为主的各种数据、信息、常识进行集成管理，提供集成服务。中国人民大学张斌教授等人曾提出，要借用于肯定的规范和技术，将企业职员个人的工作经验、方法、秘诀等隐性常识固化为文件/档案。一些推行常识管理的公司将公司内部BBS或平台上的普通职员发表的文章或帖子也采集保存。
在实质工作中，档案职员应在管理规范上变革，要大大扩展文件/档案的采集、归档范围。第一将归档环节从文件办理完毕提前至文件产生之初。也就是说，在文件刚刚产生，就将它捕获至档案管理软件中，使之处于档案部门的控制之下。第二要修订传统的文件材料归档范围和保管期限表，按常识资源涵盖的范围将所有有保存价值的电子文件、非正式文档、外部信息、隐性常识（通过文档化形成显性常识）纳入归档范围。达成从传统档案采集向档案常识积累的革新和拓展，即在做好对传统意义上的文件/档案采集和归档的基础上，按常识管理的需要，加大对电子文件的捕获和归档、加大对非正式文档的采集和归档、加大对外部信息的搜集和归档，加大对隐性常识的记录和采集。
技术办法上要革新。档案工作者须拥有熟练操作计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术商品，并可以在交换信息的同时不丢失数据、不泄露秘密。档案工作者要会用档案管理系统，并且在用的过程中一旦出现问题，可以准时准确地剖析问题发生是什么原因，从而保证电子文档中的数据部不丢失或者尽量地恢复原状。对传统的档案管理系统准时进行升级换代，以尽快达成对电子文件的全过程管理和前端控制，将现行文件纳入档案管理的范畴；增强对图片、音频、视频等种类电子文件管理的功能，使之能对所有种类的文件进行集中管理、有序组织；提升软件的常识服务能力。
4、结语
在新形?菹拢?档案管理工作存在着新的挑战，也对档案管理职员提出了新的需要。目前，档案管理职员需要革新思维，紧跟年代，不断健全数字档案馆建设，渐渐将档案管理向常识管理转变，才能适应新年代的需要。笔者觉得虽然档案管理变革与进步曲曲折折，任重道远，但相信档案事业的将来是美好的。
